En BeOneSec estamos comprometidos con una conducta ética, responsable y transparente. Por ello, ponemos a disposición de todas las partes interesada, tanto internas como externas el siguiente mecanismo formal para presentar quejas, reclamaciones o denuncias, garantizando un proceso claro, confidencial y libre de represalias.

Esta política se aplica a empleados, clientes, proveedores, colaboradores, partners, entidades académicas y cualquier otra persona u organización relacionada con nuestra actividad.

1. Cómo presentar una queja o reclamación

BeOneSec ofrece los siguientes medios para presentar una queja, reclamación o denuncia relacionada con la empresa o sus operaciones:

[email protected]

Este canal está disponible para partes interesadas internas y externas.

2. Proceso de gestión de quejas y reclamaciones

Todas las comunicaciones recibidas serán tratadas de forma confidencial, imparcial y diligente.

2.1 Motivos para aceptar una queja

Se aceptarán reclamaciones relacionadas con:

• Conductas contrarias a la ética, la legalidad o los valores de la empresa.
• Incumplimientos normativos o contractuales.
• Prácticas que puedan afectar negativamente a personas, comunidades o al medioambiente.
• Situaciones de acoso, discriminación o trato injusto.
• Uso indebido de los servicios de la empresa.

2.2 Pasos del proceso y plazos estimados

Recepción de la queja

Confirmación de recepción en un plazo máximo de 7 días naturales.

Evaluación inicial

Análisis para determinar si el asunto cumple los criterios para ser tratado como reclamación formal.

Investigación y análisis

Recopilación de información relevante y, si procede, solicitud de aclaraciones adicionales.

Resolución

Comunicación de la decisión y de las acciones correctivas adoptadas, cuando corresponda.

El plazo estimado para completar el proceso es de 30 a 45 días, dependiendo de la complejidad del caso.

2.3 Resolución

BeOneSec facilitará una resolución adecuada que podrá incluir:

• Medidas correctivas.
• Cambios en procesos internos.
• Recomendaciones o acciones preventivas.
• Otras soluciones proporcionales al caso analizado.

3. Comunicación y respuesta

Durante el proceso, la empresa se compromete a:

Informar periódicamente a la persona denunciante sobre el estado de su reclamación y los avances realizados.

Confirmar por escrito cuando se haya alcanzado una solución.

En caso de que una comunicación no sea aceptada como reclamación, BeOneSec proporcionará una justificación clara y razonada explicando los motivos.

4. Política de protección de denunciantes

BeOneSec garantiza la protección de todas las personas que utilicen este mecanismo de buena fe.

4.1 Compromiso contra represalias

La empresa no tolera ningún tipo de represalia contra personas que presenten una queja o denuncia de forma legítima, ya sea interna o externamente.

4.2 Consecuencias ante represalias

Cualquier acto de represalia será considerado una falta grave y podrá dar lugar a:

• Medidas disciplinarias.
• Sanciones internas.
• Acciones legales, si procede.

4.3 Mecanismos de protección

Para garantizar la seguridad de las personas denunciantes:

• Se mantiene la confidencialidad de la identidad y de la información compartida.
• Se limita el acceso a la información únicamente a las personas responsables de la gestión del proceso.
• Se evalúan posibles riesgos para la persona denunciante y se adoptan medidas preventivas cuando sea necesario.

5. Principios del sistema de quejas

Este mecanismo se rige por los siguientes principios:

• Confidencialidad
• Imparcialidad
• Transparencia
• Protección frente a represalias
• Mejora continua